Nhiều doanh nghiệp tưởng chỉ cần có logo là đã yên tâm, nhưng trên thực tế quyền bảo hộ nhãn hiệu chỉ thật sự chắc chắn khi đơn được nộp đúng và được cấp văn bằng. Nếu chưa đăng ký nhãn hiệu, bạn vẫn có thể gặp rủi ro bị trùng, bị nộp trước hoặc bị từ chối khi phát sinh tranh chấp. Với shop online, startup và doanh nghiệp thương mại điện tử, đây không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là bước khóa chặt quyền sở hữu trí tuệ cho thương hiệu. Bài viết này của CLEAD sẽ hướng dẫn các bạn quy trình đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam một cách dễ hiểu nhất.
Tại sao đăng ký nhãn hiệu lại quan trọng?
Đăng ký nhãn hiệu là bước cần làm nếu bạn muốn bảo hộ nhãn hiệu một cách rõ ràng và có căn cứ pháp lý. Khi đã có giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, doanh nghiệp có cơ sở tốt hơn để sử dụng, khai thác và xử lý các tình huống tranh chấp liên quan đến thương hiệu, logo hoặc tên sản phẩm.
Tuy nhiên nhãn hiệu không tự động được bảo hộ chỉ vì bạn đã dùng trên website, fanpage hay sàn thương mại điện tử. Trong thực tế, bên nộp đơn sớm và đáp ứng điều kiện thường có lợi thế lớn hơn khi xử lý hồ sơ tại Cục Sở hữu trí tuệ.
Những lợi ích thực tế của việc đăng ký nhãn hiệu:
- Giảm rủi ro bị người khác nộp trước một dấu hiệu tương tự.
- Tạo nền tảng cho việc mở rộng kinh doanh, nhượng quyền hoặc phân phối.
- Tăng độ tin cậy khi làm việc với sàn thương mại điện tử, đại lý, đối tác.
- Có cơ sở rõ ràng hơn nếu cần xử lý hành vi xâm phạm quyền.
Quy trình đăng ký nhãn hiệu diễn ra như thế nào?
Bước 1: Tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp
Dù luật không bắt buộc nhưng đây là bước tối quan trọng ảnh hưởng đến sự thành bại của đơn. Đây là bước kiểm tra xem dấu hiệu bạn định đăng ký có khả năng trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã nộp/đã được bảo hộ hay không. Các bước tra cứu nhãn hiệu bạn có thể xem tại đây.
Trước khi đăng ký nhãn hiệu bạn nên tra cứu: Tên nhãn hiệu; Logo; Cách trình bày; Nhóm sản phẩm/dịch vụ liên quan.
Tra cứu có thể giúp bạn phát hiện sớm các rủi ro để điều chỉnh trước khi nộp đơn đăng ký. Tuy nhiên, việc tra cứu này mục đích là để bạn tự kiểm chứng rủi ro xem khả năng hồ sơ có được nhận hay không chứ kết quả tra cứu sẽ không thể thay thế hoàn toàn kết quả thẩm định của cơ quan nhà nước.
Chẳng hạn bạn muốn đăng ký nhãn hiệu "K-Coffee" cho sản phẩm cà phê hạt (Nhóm 30). Khi tra cứu, bạn phát hiện đã có nhãn hiệu "K Coffee" hoặc "Cay Coffee" đã được cấp văn bằng bảo hộ cho sản phẩm tương tự. Lúc này, bạn cần điều chỉnh lại thiết kế hoặc đổi tên để tránh bị từ chối ở bước Thẩm định nội dung.
Bước 2: Phân nhóm hàng hóa dịch vụ
Đây là khâu nhiều doanh nghiệp nhỏ hay làm sai. Việc phân nhóm hàng hóa dịch vụ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi bảo hộ nhãn hiệu.
Khi phân nhóm bạn cần xác định:
- Sản phẩm/dịch vụ chính
- Sản phẩm/dịch vụ dự định mở rộng
- Nhóm nào là trọng tâm kinh doanh hiện tại
Nếu bạn phân nhóm quá hẹp, quyền bảo hộ có thể không đủ rộng cho hoạt động thực tế. Còn nếu bạn phân nhóm quá rộng, hồ sơ có thể trở nên phức tạp hơn và chi phí có thể sẽ phát sinh cao hơn.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký nhãn hiệu
Theo Điều 68 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN quy định 01 bộ hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai đăng ký nhãn hiệu, đánh máy theo Mẫu số 04 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN [Phần mô tả nhãn hiệu: mẫu nhãn hiệu phải được mô tả để làm rõ các yếu tố cấu thành của nhãn hiệu và ý nghĩa tổng thể của nhãn hiệu nếu có; nếu nhãn hiệu có từ, ngữ thuộc ngôn ngữ tượng hình thì từ, ngữ đó phải được phiên âm; nhãn hiệu có từ, ngữ bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt. Nếu nhãn hiệu có chứa chữ số không phải là chữ số ả-rập hoặc la-mã thì phải dịch ra chữ số ả-rập; phần Danh mục các hàng hoá/dịch vụ trong tờ khai phải được phân nhóm phù hợp với bảng phân loại quốc tế về hàng hoá, dịch vụ (theo Thoả ước Nice lần thứ 12)].
Download tài liệu: Mẫu số 04 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN
- 05 Mẫu nhãn hiệu kèm theo (mẫu nhãn hiệu kèm theo phải giống hệt mẫu nhãn hiệu dán trên tờ khai đơn đăng ký kể cả về kích thước và màu sắc. Mẫu nhãn hiệu phải được trình bày rõ ràng với kích thước của mỗi thành phần trong nhãn hiệu không lớn hơn 80mm và không nhỏ hơn 8mm, tổng thể nhãn hiệu phải được trình bày trong khuôn mẫu nhãn hiệu có kích thước 80mm x 80mm. Nếu yêu cầu bảo hộ màu sắc thì tất cả các mẫu nhãn hiệu trên tờ khai và kèm theo đều phải được trình bày đúng màu sắc cần bảo hộ);
- Chứng từ nộp phí, lệ phí.
Trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu là nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận, ngoài các tài liệu tối thiểu nêu trên, đơn đăng ký cần phải có thêm các tài liệu sau:
- Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận;
- Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương);
- Bản đồ khu vực địa lý (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm, hoặc nhãn hiệu chứa địa danh hoặc dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương).
- Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép sử dụng địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương để đăng ký nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương).
Các tài liệu khác (nếu có)
- Giấy uỷ quyền (nếu nộp đơn đăng ký nộp thông qua các tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp);
- Tài liệu xác nhận được phép sử dụng các dấu hiệu đặc biệt (nếu nhãn hiệu yêu cầu bảo hộ có chứa các biểu tượng, cờ, huy hiệu của cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế…);
- Tài liệu chứng minh quyền đăng ký, nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đó của người khác;
- Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên (nếu đơn có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên).
- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hình ảnh của cá nhân để đăng ký nhãn hiệu, bao gồm: Bản sao giấy tờ tùy thân (có hình ảnh cá nhân) trong trường hợp người nộp đơn sử dụng hình ảnh của chính mình; Văn bản đồng ý cho phép sử dụng hình ảnh của cá nhân phù hợp với quy định của pháp luật dân sự trong trường hợp người nộp đơn sử dụng hình ảnh của cá nhân khác và bản sao giấy tờ tùy thân (có hình ảnh cá nhân) của người đó; Người nộp đơn không phải nộp bản sao giấy tờ tùy thân theo quy định tại điểm a và b khoản này trong trường hợp Cục Sở hữu trí tuệ tiếp cận được thông tin này từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Nếu doanh nghiệp có nhiều chủ thể cùng đứng tên hoặc nhãn hiệu có yếu tố đặc biệt, bộ hồ sơ sẽ cần rà soát kỹ hơn để tránh bị yêu cầu sửa đổi.
Lưu ý: Trong quy trình nộp đơn, có một nguyên tắc về ngày nộp đơn, gọi là Nguyên tắc nộp đơn đầu tiên. Ngay khi nộp đơn, bạn sẽ được đóng dấu "nhận đơn" có ghi rõ ngày, giờ và số đơn. Đây gọi là ngày ưu tiên. Nếu sau này có ai đó nộp một nhãn hiệu giống bạn, đơn của họ sẽ bị loại vì nộp sau bạn.
Bước 4: Nộp đơn tại Cục Sở hữu trí tuệ
Đơn có thể được nộp trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ hoặc qua bưu điện theo các địa chỉ sau:
- Cục Sở hữu trí tuệ
Địa chỉ: 386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.
Điện thoại: (024) 38583069.
- Văn phòng Đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại Thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 17-19 Tôn Thất Tùng, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (028) 3920 8483.
- Văn phòng Đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại TP Đà Nẵng
Địa chỉ: 135 Minh Mạng, Quận Ngũ Hành Sơn, TP. Đà Nẵng.
Điện thoại: (023) 63889955.
- Đơn cũng có thể nộp trực tuyến qua Hệ thống tiếp nhận 16 đơn trực tuyến của Cục sở hữu trí tuệ http://dvctt.noip.gov.vn. Tuy nhiên, đối với đơn nộp trực tuyến, việc nộp phí và lệ phí và việc nhận kết quả xử lý đơn được thực hiện trực tiếp tại các điểm tiếp nhận đơn
Bước 5: Thẩm định nội dung đơn
Đây là giai đoạn kéo dài và phức tạp nhất, theo Điều 113, Điều 114 Luật Sở hữu trí tuệ, thời hạn kiểm định nội dung Không quá 09 tháng kể từ ngày công bố đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nếu lượng đơn tồn đọng lớn, thời gian này thường kéo dài từ 14 đến 18 tháng.
Ở giai đoạn này chuyên viên của Cục sẽ đánh giá các điều kiện bảo hộ quy định tại Điều 72, 73, 74 Luật Sở hữu trí tuệ nhằm xác định nhãn hiệu có bị coi là "không có khả năng phân biệt" (ví dụ: mô tả quá đơn giản, sử dụng từ ngữ mang tính mô tả công dụng sản phẩm như từ "Ngon" cho đồ ăn, từ "Bền" cho đồ gia dụng) hoặc trùng lặp với người khác không.
Kết quả:
- Nếu nhãn hiệu đạt yêu cầu: Cục ra “Thông báo dự định cấp văn bằng bảo hộ”.
- Nếu nhãn hiệu không đạt: Cục ra “Thông báo kết quả thẩm định nội dung (Từ chối cấp)” và nêu rõ lý do. Bạn có thời gian 03 tháng để nộp văn bản phản hồi, giải trình và nộp lại đơn.
Bước 6: Cấp Văn bằng bảo hộ và Đăng bạ
Thời hạn: Trong vòng 1 - 2 tháng sau khi đóng lệ phí.
Sau khi nhận được thông báo dự định cấp bằng, bạn phải nộp lệ phí cấp văn bằng bảo hộ, lệ phí công bố quyết định cấp và lệ phí đăng bạ. Cục Sở hữu trí tuệ sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu chính thức. Thông tin này sẽ được ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn. Bạn có quyền gia hạn liên tiếp nhiều lần, mỗi lần 10 năm (tuy nhiên bạn phải nộp đơn gia hạn trong vòng 06 tháng trước ngày bằng hết hiệu lực).
Phí, lệ phí đăng ký nhãn hiệu
- Lệ phí nộp đơn: 150.000VNĐ
- Phí công bố đơn: 120.000VNĐ
- Phí tra cứu phục vụ TĐND: 180.000VNĐ/01 nhóm sản phẩm, dịch vụ
- Phí tra cứu cho sản phẩm, dịch vụ thứ 7 trở đi: 30.000VNĐ/01 sản phẩm, dịch vụ
- Phí thẩm định nội dung: 550.000VNĐ/01 nhóm sản phẩm, dịch vụ
- Phí thẩm định nội dung cho sản phẩm/dịch vụ thứ 7 trở đi: 120.000VNĐ/01 sản phầm, dịch vụ.
Đăng ký nhãn hiệu có bắt buộc không?
Về nguyên tắc, không phải mọi doanh nghiệp đều bị buộc phải đăng ký nhãn hiệu ngay từ ngày đầu. Nhưng nếu bạn muốn xây dựng thương hiệu bền vững, việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu là bước rất nên làm.
Vì đây là cách rõ ràng nhất để ghi nhận quyền của bạn đối với dấu hiệu nhận diện, giúp giảm rủi ro pháp lý khi hoạt động kinh doanh lớn dần và cũng phù hợp với doanh nghiệp, shop online và startup đang đầu tư dài hạn vào thương hiệu.
Đăng ký nhãn hiệu là việc nên làm sớm nếu bạn muốn bảo vệ logo, tên thương hiệu và quyền kinh doanh của mình trên thị trường. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro bị trùng và tăng khả năng được cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Nếu bạn đang cần rà soát điều kiện, tra cứu nhãn hiệu hoặc muốn có người đồng hành xử lý hồ sơ, CLEAD có thể hỗ trợ theo hướng thực tế, rõ thủ tục và tập trung vào kết quả hồ sơ.
Nếu bạn muốn đi nhanh và hạn chế lỗi ngay từ bước đầu, hãy liên hệ CLEAD để được tư vấn phương án phù hợp trước khi nộp đơn.
*Lưu ý: Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo. Tùy từng thời điểm và đối tượng khác nhau mà nội dung tư vấn trên có thể sẽ không còn phù hợp do sự thay đổi của chính sách pháp luật. Mọi thắc mắc, góp ý xin vui lòng liên hệ về email: hi@clead.vn
Quý khách có bất kỳ vấn đề nào cần tư vấn, hãy đặt câu hỏi cho các luật sư để được tư vấn một cách nhanh chóng nhất!
📞 Cần hỗ trợ pháp lý? CLEAD luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn
Nếu bạn đang gặp vướng mắc pháp lý hoặc cần được tư vấn để yên tâm hơn trong hoạt động kinh doanh, đừng ngần ngại liên hệ với CLEAD – Trung Tâm Tư Vấn Pháp Luật trực thuộc Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử Việt Nam (VECOM). Chúng tôi luôn ở đây để lắng nghe và hỗ trợ bạn một cách tận tâm, nhanh chóng và chính xác.
Liên hệ CLEAD qua các kênh chính thức:
- Hotline: 0877.111.247
- Văn phòng TP.HCM: Tầng 9, tòa nhà VNO, 124 Điện Biên Phủ, Phường Tân Định, TP.HCM
- Văn phòng Tây Nam Bộ: Đường huyện 53, Khu phố Mỹ Thuận, Phường Nhị Quý (Đối diện VKSND Khu vực 4), Tỉnh Đồng Tháp
- Văn phòng Đà Nẵng: Tầng 2, tòa nhà OCB, 79–81 Nguyễn Sinh Sắc, Phường Hòa Khánh, Thành phố Đà Nẵng
- Website: https://clead.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/clead.hochiminh
- Zalo OA: https://zalo.me/815492860704951598
CLEAD – Pháp lý chuyên sâu, Giải pháp chuẩn mực
