Trong hoạt động phân phối hàng hóa tại Việt Nam, Giấy phép lập cơ sở bán lẻ là một trong những điều kiện quan trọng đối với tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục theo quy định pháp luật. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu gia hạn, cấp lại hoặc điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ khi giấy phép hết hạn, bị mất, bị hỏng hoặc thông tin của cơ sở bán lẻ có sự thay đổi.
1. Khi nào doanh nghiệp phải gia hạn Giấy phép lập cơ sở bán lẻ?
Theo Điều 36 và Điều 37 Nghị định số 09/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện gia hạn Giấy phép lập cơ sở bán lẻ khi giấy phép sắp hết thời hạn nhưng doanh nghiệp vẫn có nhu cầu tiếp t0ục hoạt động.
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ ít nhất 30 ngày trước ngày Giấy phép lập cơ sở bán lẻ hết hiệu lực.
Hồ sơ cơ bản gồm:
- Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép lập cơ sở bán lẻ;
- Các tài liệu theo quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 27 Nghị định số 09/2018/NĐ-CP.
Cơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ và yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện gia hạn giấy phép; trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Ví dụ Công ty A là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, đang vận hành một siêu thị tại Thành phố Hồ Chí Minh. Giấy phép lập cơ sở bán lẻ của công ty có thời hạn đến ngày 30/11/2026.
Nếu công ty muốn tiếp tục kinh doanh tại địa điểm này, công ty nên chuẩn bị và nộp hồ sơ gia hạn trước ngày 31/10/2026 để bảo đảm đáp ứng thời hạn tối thiểu 30 ngày theo quy định.
2. Khi nào được cấp lại Giấy phép lập cơ sở bán lẻ?
Cấp lại khác với gia hạn hoặc điều chỉnh. Theo Điều 33 Nghị định số 09/2018/NĐ-CP, Giấy phép lập cơ sở bán lẻ được cấp lại trong trường hợp giấy phép bị mất hoặc bị hỏng.
Hồ sơ cơ bản gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép lập cơ sở bán lẻ theo mẫu quy định.
Theo quy định, hồ sơ được nộp đến cơ quan cấp phép. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp lại giấy phép hoặc có văn bản từ chối và nêu rõ lý do.
Ví dụ: Công ty B được cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ cho siêu thị X nhưng bản giấy phép bị thất lạc trong quá trình di chuyển văn phòng.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp không phải xin một giấy phép mới từ đầu, mà thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép lập cơ sở bán lẻ theo quy định.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng, việc cấp lại không đồng nghĩa với việc kéo dài thời hạn giấy phép. Thời hạn của giấy phép được cấp lại về nguyên tắc tương ứng với thời hạn còn lại của giấy phép đã được cấp.
3. Khi nào phải điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ?
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ khi có sự thay đổi thuộc các nội dung được pháp luật quy định phải điều chỉnh.
Theo Điều 30 và Điều 31 Nghị định số 09/2018/NĐ-CP, việc điều chỉnh có thể phát sinh trong các trường hợp như: Thay đổi tên doanh nghiệp; địa chỉ trụ sở chính; tên hoặc địa chỉ cơ sở bán lẻ; Điều chỉnh giảm/tăng diện tích cơ sở bán lẻ; Thay đổi loại hình cơ sở bán lẻ trong trường hợp thuộc diện phải điều chỉnh;
Cần lưu ý đối với việc tăng diện tích, hồ sơ và thủ tục sẽ phụ thuộc vào vị trí, loại hình cơ sở bán lẻ và việc cơ sở đó có thuộc trường hợp phải thực hiện kiểm tra nhu cầu kinh tế (ENT) hay không.
Điều chỉnh tăng diện tích có phải thực hiện ENT không?
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Theo Nghị định số 09/2018/NĐ-CP, cơ sở bán lẻ ngoài cơ sở bán lẻ thứ nhất có thể thuộc trường hợp phải thực hiện kiểm tra nhu cầu kinh tế (ENT).
Tuy nhiên, pháp luật có trường hợp ngoại lệ, trong đó cơ sở bán lẻ có diện tích dưới 500 m², được lập trong trung tâm thương mại và không thuộc loại hình cửa hàng tiện lợi, siêu thị mini thì không phải thực hiện ENT theo quy định tương ứng.
Khi thuộc trường hợp phải thực hiện ENT, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét các tiêu chí như:
- Quy mô khu vực thị trường địa lý;
- Số lượng cơ sở bán lẻ đang hoạt động;
- Tác động của cơ sở bán lẻ đối với thị trường;
- Ảnh hưởng đến giao thông, môi trường và phòng cháy, chữa cháy;
- Khả năng tạo việc làm;
- Đóng góp cho phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách nhà nước.
Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ
Thành phần hồ sơ sẽ phụ thuộc vào nội dung mà doanh nghiệp muốn thay đổi.
Đối với một số trường hợp thay đổi tên, địa chỉ hoặc giảm diện tích, hồ sơ có thể gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ;
- Giấy phép kinh doanh có ghi nhận nội dung thay đổi;
- Tài liệu xác nhận thay đổi địa chỉ cơ sở bán lẻ;
- Tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh diện tích.
Đối với trường hợp tăng diện tích hoặc thay đổi loại hình cơ sở bán lẻ, doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm bản giải trình, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh và các tài liệu chứng minh điều kiện theo quy định.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định chính xác nội dung thay đổi trước khi lập hồ sơ để tránh tình trạng hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Thời hạn giải quyết và cơ quan thực hiện
Theo quy định hiện hành, thời hạn giải quyết đối với một số thủ tục liên quan đến Giấy phép lập cơ sở bán lẻ được quy định tương đối ngắn, chẳng hạn cấp lại và gia hạn là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo Nghị định số 09/2018/NĐ-CP.
Tuy nhiên, từ năm 2025, hệ thống pháp luật đã có những thay đổi quan trọng về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực công thương, đặc biệt theo Nghị định số 146/2025/NĐ-CP. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại địa phương nơi đặt cơ sở bán lẻ trước khi nộp hồ sơ.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc duy trì giấy phép không chỉ phụ thuộc vào thời hạn của giấy phép mà còn liên quan đến địa điểm kinh doanh, diện tích, loại hình cơ sở bán lẻ, tình trạng thuế và trường hợp có phải thực hiện ENT hay không.
Do đó, khi giấy phép sắp hết hạn hoặc doanh nghiệp có kế hoạch thay đổi địa điểm, diện tích, mô hình kinh doanh, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ điều kiện pháp lý trước khi thực hiện thay đổi trên thực tế, nhằm bảo đảm hoạt động bán lẻ được thực hiện đúng phạm vi được cấp phép.
*Lưu ý: Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo. Tùy từng thời điểm và đối tượng khác nhau mà nội dung tư vấn trên có thể sẽ không còn phù hợp do sự thay đổi của chính sách pháp luật. Mọi thắc mắc, góp ý xin vui lòng liên hệ về email: hi@clead.vn
Quý khách có bất kỳ vấn đề nào cần tư vấn, hãy đặt câu hỏi cho các luật sư để được tư vấn một cách nhanh chóng nhất!
📞 Cần hỗ trợ pháp lý? CLEAD luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn
Nếu bạn đang gặp vướng mắc pháp lý hoặc cần được tư vấn để yên tâm hơn trong hoạt động kinh doanh, đừng ngần ngại liên hệ với CLEAD – Trung Tâm Tư Vấn Pháp Luật trực thuộc Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử Việt Nam (VECOM). Chúng tôi luôn ở đây để lắng nghe và hỗ trợ bạn một cách tận tâm, nhanh chóng và chính xác.
Liên hệ CLEAD qua các kênh chính thức:
- Hotline: 0798.468.579
- Văn phòng TP.HCM: Tầng 9, tòa nhà VNO, 124 Điện Biên Phủ, Phường Tân Định, TP.HCM
- Văn phòng Tây Nam Bộ: Đường huyện 53, Khu phố Mỹ Thuận, Phường Nhị Quý (Đối diện VKSND Khu vực 4), Tỉnh Đồng Tháp
- Văn phòng Đà Nẵng: Tầng 2, tòa nhà OCB, 79–81 Nguyễn Sinh Sắc, Phường Hòa Khánh, Thành phố Đà Nẵng
- Website: https://clead.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/clead.hochiminh
- Zalo OA: https://zalo.me/815492860704951598
CLEAD – Pháp lý chuyên sâu, Giải pháp chuẩn mực.
