Hợp đồng lao động chính là sợi dây pháp lý ràng buộc quyền lợi và nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Để thiết lập và duy trì một mối quan hệ lao động bền vững, hài hòa, cả hai bên đều cần nắm rõ các quy định pháp luật từ lúc bắt đầu, gia hạn cho đến khi kết thúc hợp đồng.
Bài viết này CLEAD sẽ hướng dẫn chi tiết các thủ tục ký kết, gia hạn và chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Thủ tục ký kết hợp đồng lao động
Ký kết hợp đồng lao động là bước khởi đầu quan trọng nhằm chính thức hóa mối quan hệ làm việc giữa các bên. Theo các Điều 13, Điều 14, Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019.
Các bước thực hiện
Bước 1: Thỏa thuận các điều khoản. Hai bên tiến hành đàm phán về vị trí công việc, địa điểm làm việc, mức lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và các quyền lợi bảo hiểm.
Bước 2: Lựa chọn loại hợp đồng lao động. Theo quy định hiện hành, hai bên phải lựa chọn một trong hai loại hợp đồng:
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
Hợp đồng lao động xác định thời hạn (thời hạn không quá 36 tháng).
Bước 3: Lập văn bản và tiến hành ký kết. Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản và được làm thành 02 bản (người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản). Đối với công việc tạm thời có thời hạn dưới 01 tháng, các bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói.
Ví dụ: Chị Nguyễn Thị A trúng tuyển vào vị trí Kế toán trưởng tại Công ty X. Trước khi làm việc, Phòng Nhân sự của Công ty X và chị A đã ngồi lại thỏa thuận mức lương là 20 triệu đồng/tháng. Sau đó, hai bên ký kết một bản Hợp đồng lao động xác định thời hạn 12 tháng (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 đến ngày 31/12/2026). Hợp đồng được in thành 02 bản, mỗi bên ký tên và giữ 01 bản để làm căn cứ pháp lý.
2. Thủ tục gia hạn hợp đồng lao động
Khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, các bên phải tiến hành thủ tục gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới. Theo khoản 2 Điều 20, Điều 22 Bộ luật Lao động năm 2019.
Các bước thực hiện
Bước 1: Thông báo hết hạn hợp đồng. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng sắp hết hạn.
Bước 2: Ký kết phụ lục gia hạn hoặc hợp đồng mới. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới. Nếu không ký hợp đồng mới nhưng muốn thay đổi thời hạn, các bên có thể ký kết Phụ lục hợp đồng lao động để gia hạn.
Lưu ý: Người sử dụng lao động chỉ được ký tiếp hợp đồng lao động xác định thời hạn tối đa là 01 lần. Nếu sau đó người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên bắt buộc phải ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn (trừ một số trường hợp đặc biệt như người lao động cao tuổi hoặc người nước ngoài).
Ví dụ: Hợp đồng lao động 12 tháng của chị A với Công ty X sẽ hết hạn vào ngày 31/12/2026. Do chị A hoàn thành tốt công việc, vào ngày 15/12/2026, Công ty X đã gửi thông báo đề xuất tiếp tục hợp tác. Ngày 01/01/2027, hai bên tiến hành ký kết Hợp đồng lao động lần thứ hai với thời hạn 24 tháng. Đây là lần gia hạn xác định thời hạn cuối cùng mà pháp luật cho phép đối với trường hợp của chị A.
3. Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động
Chấm dứt hợp đồng lao động là việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng, khép lại mối quan hệ lao động giữa hai bên. Theo Điều 34, Điều 35, Điều 36, Điều 45, Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019.
Các trường hợp và thủ tục thực hiện
Hợp đồng lao động có thể chấm dứt do hết hạn, do hai bên thỏa thuận, hoặc do một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Trường hợp 1: Chấm dứt khi hết hạn hoặc thỏa thuận. Hai bên ký biên bản thanh lý hợp đồng lao động dựa trên sự tự nguyện.
Trường hợp 2: Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động (ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn; ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12-36 tháng).
Trường hợp 3: Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng. Doanh nghiệp chỉ được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp luật định (như người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, bị ốm đau dài ngày...) và cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn báo trước tương tự.
Thủ tục sau khi chấm dứt hợp đồng
Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên (tiền lương, trợ cấp thôi việc nếu có). Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (chốt sổ BHXH) và trả lại cùng các giấy tờ khác đã giữ của người lao động.
Ví dụ: Tháng 05/2026, do phải chuyển nơi cư trú về quê sinh sống, chị A quyết định xin nghỉ việc tại Công ty X. Vì đang áp dụng hợp đồng xác định thời hạn, chị A đã viết Đơn xin đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động và gửi cho Giám đốc Công ty X trước 30 ngày. Công ty X tiếp nhận đơn, bàn giao công việc và trong vòng 14 ngày kể từ ngày chị A nghỉ việc, công ty đã chi trả toàn bộ tiền lương tháng cuối cùng, đồng thời hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH để trả lại cho chị A.
Việc tuân thủ đúng các quy trình ký kết, gia hạn và chấm dứt hợp đồng lao động không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quản trị nhân sự, tránh các tranh chấp pháp lý không đáng có, mà còn đảm bảo tối đa quyền lợi chính đáng cho người lao động. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn về các tình huống tranh chấp lao động cụ thể, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ từ các chuyên gia luật giàu kinh nghiệm.
*Lưu ý: Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo. Tùy từng thời điểm và đối tượng khác nhau mà nội dung tư vấn trên có thể sẽ không còn phù hợp do sự thay đổi của chính sách pháp luật. Mọi thắc mắc, góp ý xin vui lòng liên hệ về email: hi@clead.vn
Quý khách có bất kỳ vấn đề nào cần tư vấn, hãy đặt câu hỏi cho các luật sư để được tư vấn một cách nhanh chóng nhất!
📞 Cần hỗ trợ pháp lý? CLEAD luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn
Nếu bạn đang gặp vướng mắc pháp lý hoặc cần được tư vấn để yên tâm hơn trong hoạt động kinh doanh, đừng ngần ngại liên hệ với CLEAD – Trung Tâm Tư Vấn Pháp Luật trực thuộc Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử Việt Nam (VECOM). Chúng tôi luôn ở đây để lắng nghe và hỗ trợ bạn một cách tận tâm, nhanh chóng và chính xác.
Liên hệ CLEAD qua các kênh chính thức:
- Hotline: 0877.111.247
- Văn phòng TP.HCM: Tầng 9, tòa nhà VNO, 124 Điện Biên Phủ, Phường Tân Định, TP.HCM
- Văn phòng Tây Nam Bộ: Đường huyện 53, Khu phố Mỹ Thuận, Phường Nhị Quý (Đối diện VKSND Khu vực 4), Tỉnh Đồng Tháp
- Văn phòng Đà Nẵng: Tầng 2, tòa nhà OCB, 79–81 Nguyễn Sinh Sắc, Phường Hòa Khánh, Thành phố Đà Nẵng
- Website: https://clead.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/clead.hochiminh
- Zalo OA: https://zalo.me/815492860704951598
CLEAD – Pháp lý chuyên sâu, Giải pháp chuẩn mực.
