Khi quan hệ lao động chấm dứt, ngoài việc thanh toán tiền lương, trợ cấp (nếu có) và hoàn tất các nghĩa vụ theo hợp đồng lao động, người sử dụng lao động còn có trách nhiệm thực hiện thủ tục xác nhận thời gian tham gia bảo hiểm xã hội (thường được gọi là chốt sổ bảo hiểm xã hội) để người lao động tiếp tục tham gia bảo hiểm tại đơn vị mới hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm theo quy định.
Trên thực tế, không ít người lao động gặp khó khăn khi chuyển việc do doanh nghiệp chậm chốt sổ bảo hiểm xã hội hoặc còn nợ tiền đóng bảo hiểm. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, đặc biệt khi thực hiện các thủ tục hưởng chế độ ốm đau, thai sản, bảo hiểm thất nghiệp hoặc bảo hiểm xã hội một lần.
1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Pháp luật hiện hành không sử dụng thuật ngữ "chốt sổ bảo hiểm xã hội", mà quy định về xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động khi chấm dứt quan hệ lao động.
Hiểu một cách đơn giản, chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận thời gian người lao động đã tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và các thông tin liên quan để làm căn cứ bảo đảm quyền lợi của người lao động trong quá trình tham gia bảo hiểm sau này.
Người sử dụng lao động (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức) chịu trách nhiệm chính. Người lao động không tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ tại cơ quan BHXH. Người lao động chỉ cần yêu cầu và theo dõi để nhận sổ đã được xác nhận.
2. Khi nào phải thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật Lao động.
Một số trường hợp phổ biến gồm:
- Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định.
- Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng căn cứ pháp luật.
- Hết hạn hợp đồng lao động.
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
- Người lao động nghỉ hưu.
- Doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động.
- Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động khác theo quy định của Bộ luật Lao động.
Ví dụ Chị Lan làm việc tại Công ty A từ tháng 3/2022 đến hết tháng 8/2026 và nghỉ việc theo thỏa thuận.
Sau khi hợp đồng lao động chấm dứt, Công ty A có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội để chị Lan tiếp tục tham gia bảo hiểm tại nơi làm việc mới.
3. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi người lao động nghỉ việc
Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm:
- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp.
- Trả lại bản chính các giấy tờ đã giữ của người lao động (nếu có).
- Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu; chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động chi trả.
Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định trước khi đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận quá trình tham gia của người lao động.
4. Quy trình thực hiện thủ tục
Thủ tục được thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH và các văn bản hướng dẫn hiện hành của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Quy trình gồm các bước chính sau:
- Báo giảm lao động Người sử dụng lao động lập và nộp hồ sơ báo giảm lao động (thường gồm phiếu giao nhận hồ sơ mẫu 600a, danh sách lao động theo mẫu D02-TS). Việc báo giảm phải được thực hiện trước hoặc đồng thời với việc chốt sổ.
- Lập hồ sơ chốt sổ Sau khi báo giảm thành công, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ xác nhận thời gian đóng. Hồ sơ thường bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ;
- Sổ BHXH (bản giấy cũ) hoặc tờ bìa sổ kèm tờ rời quá trình đóng;
- Danh sách lao động và các biểu mẫu điều chỉnh thông tin (nếu có).
- Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH Người sử dụng lao động nộp hồ sơ theo một trong các hình thức: trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý, qua đường bưu điện, hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam / phần mềm được cấp phép.
- Cơ quan BHXH xác nhận và trả kết quả Cơ quan BHXH đối chiếu dữ liệu, xác nhận thời gian đã đóng đủ tiền và in tờ rời hoặc cập nhật sổ điện tử. Sau đó trả kết quả về đơn vị để đơn vị bàn giao cho người lao động.
Những lưu ý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của người lao động
- Người sử dụng lao động không được từ chối chốt sổ với lý do người lao động nghỉ ngang hoặc còn nợ công ty. Nghĩa vụ chốt sổ là bắt buộc theo luật.
- Nếu đơn vị còn nợ tiền BHXH, cơ quan BHXH chỉ xác nhận phần thời gian đã đóng đủ. Phần còn lại sẽ được xác nhận bổ sung sau khi đơn vị nộp đủ tiền.
- Người lao động nên kiểm tra thông tin trên sổ (hoặc ứng dụng VssID) ngay khi nhận. Nếu phát hiện sai sót về thời gian đóng hoặc mức lương, cần yêu cầu điều chỉnh kịp thời.
- Trường hợp doanh nghiệp không chốt sổ, người lao động có thể gửi đơn yêu cầu đến Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ. Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy số lượng người lao động bị ảnh hưởng, đồng thời bị buộc hoàn thành thủ tục.
Thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động nghỉ việc là trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động và là cơ sở quan trọng để bảo đảm các quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm và hoàn tất thủ tục đúng thời hạn, trong khi người lao động nên thường xuyên kiểm tra quá trình tham gia bảo hiểm của mình để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót, hạn chế phát sinh tranh chấp.
*Lưu ý: Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo. Tùy từng thời điểm và đối tượng khác nhau mà nội dung tư vấn trên có thể sẽ không còn phù hợp do sự thay đổi của chính sách pháp luật. Mọi thắc mắc, góp ý xin vui lòng liên hệ về email: hi@clead.vn
Quý khách có bất kỳ vấn đề nào cần tư vấn, hãy đặt câu hỏi cho các luật sư để được tư vấn một cách nhanh chóng nhất!
📞 Cần hỗ trợ pháp lý? CLEAD luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn
Nếu bạn đang gặp vướng mắc pháp lý hoặc cần được tư vấn để yên tâm hơn trong hoạt động kinh doanh, đừng ngần ngại liên hệ với CLEAD – Trung Tâm Tư Vấn Pháp Luật trực thuộc Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử Việt Nam (VECOM). Chúng tôi luôn ở đây để lắng nghe và hỗ trợ bạn một cách tận tâm, nhanh chóng và chính xác.
Liên hệ CLEAD qua các kênh chính thức:
- Hotline: 0877.111.247
- Văn phòng TP.HCM: Tầng 9, tòa nhà VNO, 124 Điện Biên Phủ, Phường Tân Định, TP.HCM
- Văn phòng Tây Nam Bộ: Đường huyện 53, Khu phố Mỹ Thuận, Phường Nhị Quý (Đối diện VKSND Khu vực 4), Tỉnh Đồng Tháp
- Văn phòng Đà Nẵng: Tầng 2, tòa nhà OCB, 79–81 Nguyễn Sinh Sắc, Phường Hòa Khánh, Thành phố Đà Nẵng
- Website: https://clead.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/clead.hochiminh
- Zalo OA: https://zalo.me/815492860704951598
CLEAD – Pháp lý chuyên sâu, Giải pháp chuẩn mực.
