Từ 01/7/2026: Người lao động tham gia BHXH bắt buộc phải đăng ký lao động – Quy định mới nhằm minh bạch hồ sơ và chống trốn đóng

Từ ngày 01/7/2026, theo quy định mới tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và văn bản hướng dẫn, người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc phải được doanh nghiệp đăng ký lao động trước khi tham gia BHXH. Đây là bước thay đổi quan trọng nhằm:

• Minh bạch thông tin lao động

• Ngăn chặn tình trạng trốn đóng, nợ đóng BHXH

• Tăng khả năng quản lý dữ liệu việc làm trên toàn quốc

Quy định này tác động trực tiếp đến doanh nghiệp và người lao động, đặc biệt là nhóm lao động mới tuyển dụng.

1. Cơ sở pháp lý

Quy định đăng ký lao động bắt buộc được nêu tại:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ 01/7/2026)

• Luật Việc làm 2013

• Nghị định 145/2020/NĐ-CP (hướng dẫn Bộ luật Lao động)

• Nghị định 12/2022/NĐ-CP (xử phạt vi phạm hành chính lao động)

• Nghị định hướng dẫn Luật BHXH 2024 (sẽ ban hành)

2. Ai phải đăng ký lao động?

Theo Luật BHXH 2024, doanh nghiệp phải đăng ký lao động đối với:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động

• Người làm việc theo hợp đồng từ 1 tháng trở lên

• Người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo Điều 89 Luật BHXH 2024

Nhóm này bao gồm:

• Lao động toàn thời gian

• Lao động bán thời gian

• Lao động thử việc nhưng có hợp đồng thử việc bằng văn bản

• Lao động quản lý doanh nghiệp có hưởng lương

3. Đăng ký lao động là gì?

Đăng ký lao động là việc doanh nghiệp khai báo thông tin người lao động với cơ quan quản lý nhà nước trước khi tham gia BHXH.

Thông tin đăng ký gồm:

• Họ tên, ngày sinh

• Số CCCD

• Chức danh, vị trí việc làm

• Loại hợp đồng

• Mức lương, phụ cấp

• Thời điểm bắt đầu làm việc

Đây là dữ liệu nền tảng để cơ quan BHXH xác định nghĩa vụ đóng.

4. Vì sao phải đăng ký lao động trước khi tham gia BHXH?

Theo Luật BHXH 2024, việc đăng ký lao động nhằm:

1. Ngăn chặn trốn đóng BHXH

Doanh nghiệp không thể “giấu” lao động để tránh đóng BHXH.

2. Minh bạch hồ sơ

Thông tin lao động được đồng bộ với cơ quan BHXH.

3. Tăng khả năng giám sát

Cơ quan quản lý dễ dàng phát hiện doanh nghiệp nợ đóng, chậm đóng.

4. Bảo vệ quyền lợi người lao động

Người lao động được đảm bảo tham gia BHXH đúng thời điểm.

5. Thời hạn đăng ký lao động

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải:

• Đăng ký lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc

• Cập nhật khi có thay đổi về hợp đồng, lương, chức danh

6. Không đăng ký lao động bị phạt thế nào?

Theo Điều 11 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị:

• Phạt từ 2 – 5 triệu đồng (không khai báo)

• Phạt từ 5 – 10 triệu đồng (khai báo không đúng)

• Buộc đăng ký lại

• Buộc truy đóng BHXH cho toàn bộ thời gian chưa đăng ký

Nếu gây thiệt hại cho người lao động → phải bồi thường.

7. Quy trình đăng ký lao động

Bước 1 – Thu thập thông tin người lao động

CCCD, hợp đồng, chức danh, mức lương.

Bước 2 – Khai báo trên hệ thống quản lý lao động

Theo hướng dẫn của Sở Lao động – TB&XH.

Bước 3 – Đồng bộ dữ liệu với cơ quan BHXH

Thông qua phần mềm BHXH điện tử.

Bước 4 – Tham gia BHXH bắt buộc

Đóng BHXH ngay từ tháng đầu tiên.

8. Người lao động được lợi gì?

CLEAD đánh giá đây là quy định có lợi cho người lao động:

• Được tham gia BHXH đúng thời điểm

• Tránh bị doanh nghiệp “giấu” hợp đồng

• Dễ chứng minh thời gian làm việc khi tranh chấp

• Tăng minh bạch về lương và quyền lợi

9. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

1. Rà soát toàn bộ hợp đồng lao động

Đảm bảo ký đúng loại hợp đồng.

2. Chuẩn hóa hồ sơ nhân sự

Đồng bộ thông tin với BHXH.

3. Sử dụng phần mềm quản lý lao động

Giảm sai sót khi khai báo.

4. Đào tạo bộ phận nhân sự

Để tránh vi phạm hành chính.

10. Kết luận của CLEAD

Từ 01/7/2026, đăng ký lao động trở thành bước bắt buộc trước khi tham gia BHXH. Đây là quy định quan trọng giúp:

• Minh bạch dữ liệu lao động

• Bảo vệ quyền lợi người lao động

• Tăng trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm để tránh rủi ro pháp lý.

FAQ – 10 Câu hỏi thường gặp

1. Từ 01/7/2026 có bắt buộc đăng ký lao động không? Có, theo Luật BHXH 2024.

2. Ai phải đăng ký lao động? Người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

3. Thử việc có phải đăng ký không? Có, nếu có hợp đồng thử việc bằng văn bản.

4. Không đăng ký có bị phạt không? Có, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

5. Đăng ký lao động khác gì tham gia BHXH? Đăng ký là bước khai báo; BHXH là bước đóng.

6. Có phải đăng ký lại khi tăng lương không? Có.

7. Lao động thời vụ có phải đăng ký không? Có, nếu hợp đồng từ 1 tháng trở lên.

8. Doanh nghiệp nhỏ có phải đăng ký không? Có, không phân biệt quy mô.

9. Đăng ký ở đâu? Hệ thống quản lý lao động của Sở LĐTBXH.

10. Quy định áp dụng từ khi nào? Từ 01/7/2026.